Commissions scientifiques (CS) 2023 - FAQ
Vous retrouverez un enregistrement de la présentation ici.
- Questions générales
- CS-Doctorat
- Experts referees (i.e. personnalités scientifiques)
- CS-INTL
- Observatrices et observateurs FWB
1. Questions générales
La nouvelle organisation allonge-t-elle les délais de décision ?
Non, le calendrier des appels reste totalement inchangé.
Comment la charge de travail des membres HFWB sera-t-elle allégée ?
Jusqu’en 2022, une CS comportait 9 membres HFWB supportant une grande part des évaluations à cause des conflits d’intérêts potentiels qui pesaient sur les membres FWB.
Dans cette nouvelle organisation, la CS-INTL comportera dorénavant 15 membres HFWB qui assureront l’évaluation des dossiers suivants :
- Appel Bourses & Mandats: uniquement les candidatures à un mandat postdoctoral (CR, SPD, MISU, CQ et promotion MR/DR) + contribution à l’évaluation du projet de certaines candidatures à un mandat doctoral (= rôle de rapportrice ou de rapporteur international).
- Appel Crédits & Projets : toutes les candidatures avec une charge de travail globale inchangée mais répartie entre les 15 membres HFWB (contre 9 membres HFWB et 6 FWB avec des conflits d’intérêts auparavant).
Ainsi : Oui, la charge de travail sera donc bien allégée dans le cadre de l’appel Bourses & Mandats qui était l’appel le plus problématique en la matière.
Comment les conflits d’intérêts sont-ils gérés ?
- Pour les membres HFWB des CS-INTL qui évalueront les demandes pour les appels Bourses & Mandats (sauf les candidatures à un mandat doctoral) et Crédits & Projets, le traitement des conflits d’intérêts restera strictement identique à ce qui est pratiqué actuellement au FNRS (cfr guide de l’évaluation, page 13).
- Pour les Observatrices et Observateurs FWB des CS-INTL, le FNRS veillera à ce qu’aucun d’eux ne soit (co-)promotrice ou (co-)promoteur d’une candidature soumise auprès de la CS-INTL. Pour le reste, ils seront invités à déclarer leurs autres conflits d’intérêts éventuels.
- Pour les membres FWB des CS-FNRS Doctorats chargés de l’évaluation des candidatures de niveau doctoral dans l’appel Bourses & Mandats, le traitement des conflits d’intérêts restera strictement identique à ce qui était pratiqué auparavant.
Pourquoi ne pas avoir adopté une procédure similaire à celle appliquée dans le cadre des appels FRIA et FRESH ?
Le FNRS souhaite garder deux procédures complémentaires qui s’adressent à différents types de candidature ;
- Appel Bourses & Mandats: l’évaluation porte davantage sur le parcours académique et les résultats de grade d’une candidate ou d’un candidat.
- Appels FRIA et FRESH : l’évaluation porte davantage sur un projet qui est défendu par une candidate ou un candidat.
La parité hommes/femmes sera-t-elle prise en considération dans la composition des nouvelles CS ?
La parité ne sera pas nécessairement l’objectif, mais le COMA sera attentif à respecter un équilibre entre hommes et femmes. Cet équilibre est parfois difficile à atteindre, surtout dans certains domaines scientifiques.
Cette nouvelle organisation s’applique-t-elle à la CS Télévie ?
Non, la CS Télévie n’est pas concernée par ceci – du moins pas pour le moment.
Le nouveau mode de fonctionnement des CS sera évalué au bout de la première année. Comment cela va-t-il se dérouler ?
Une analyse détaillée est systématiquement réalisée après chaque appel sur différents aspects (candidatures, expertises à distance, procédures, thématiques sélectionnées, etc) et elle comporte généralement une centaine de pages.
Cette analyse permet d’identifier d’éventuels biais qui peuvent alors faire l’objet d’études approfondies.
Par ailleurs, nous réalisons souvent des études de satisfaction auprès des membres de CS et des expertes et experts à distance sur la qualité de la procédure d’évaluation.
Sur base de tous ces indicateurs, des propositions d’adaptation sont discutées au niveau du Conseil d’administration.
L’évaluation du nouveau mode de fonctionnement des CS se basera sur ces procédures existantes en plus d’une tournée dans les universités pour présenter les résultats de cette évaluation et récolter des commentaires. Ce sera l’occasion pour la communauté scientifique d’adresser ses retours vers le FNRS.
L’évaluation se nourrira également de retours obtenus tout au long du processus.
2. CS-Doctorat
Est-ce que les candidatures à un mandat clinicien de niveau doctoral seront évaluées dans la CS-FNRS Doctorats avec les candidatures à un mandat d’Aspirant ?
Oui, toutes les candidatures de niveau doctoral seront évaluées par la CS-FNRS Doctorats
Comment la CS-FNRS Doctorats, uniquement composée de membres FWB, compte-t-elle s’y prendre pour évaluer les profils de candidates et de candidats étrangers ?
Les membres FWB pourront s’appuyer sur le classement de la candidate ou du candidat au sein de sa promotion en plus de l’avis remis par la promotrice ou le promoteur.
La CS-FNRS Doctorats n’est composée que de membres FWB. Une telle composition ne serait-elle pas défavorable pour les candidates et candidats étrangers ?
Les candidatures à un mandat d’Aspirant étaient évaluées soit par 2 membres FWB, soit par 2 membres HFWB, soit par un membre de chaque. Or, aucun impact significatif sur le taux de réussite selon le pays d’origine du diplôme de master n’a été mis en évidence.
Nous resterons bien évidemment vigilants sur ce point.
Quel est le rôle de la rapportrice ou du rapporteur international chargé de rendre un avis sur le projet d’une candidature à un mandat doctoral ?
Le rôle de la rapportrice ou du rapporteur international consiste à fournir un avis sur le projet de recherche soumis dans le cadre d’une candidature à un mandat doctoral. Cet avis, en plus des deux avis rendus par les experts referees proposés, viendra en support du travail mené par la CS-FNRS Doctorats et aidera à compenser de possibles manques d’expertise au sein de celle-ci.
Concrètement, la rapportrice ou le rapporteur international devra rendre une appréciation de 4000 caractères max. qui se limitera aux éléments suivants du projet de recherche :
- La qualité du projet (points forts et limites).
- L’originalité du projet (points forts et limites).
- La faisabilité du projet (points forts et limites).
- Commentaire général.
Son rôle n’est donc pas d’évaluer le profil de la candidate ou du candidat, uniquement son projet.
Dans le cadre d’une candidature à un mandat doctoral, les membres FWB n’évaluent que le profil des candidates et candidats, et les experts referees que le projet ?
Non.
Les membres FWB évaluent l’ensemble du dossier, ce compris le profil de la candidate ou du candidat et son projet, là où les experts referees ne rendent qu’un avis que sur le projet.
Dans leur travail d’évaluation, les membres FWB pourront s’appuyer sur les avis rendus par ces expertes et experts spécialisés, particulièrement dans le cas où un membre estime être éloigné du sujet.
3. Experts referees (i.e. personnalités scientifiques)
Quel est le rôle exact des Experts Referees et que faut-il exactement leur demander dans le cadre d’une candidature à un mandat doctoral ?
Les Experts Referees sont des personnalités scientifiques qui se prononcent sur le projet uniquement (et non sur le parcours scientifique ou l’environnement de recherche par exemple).
Chaque candidature finale devra comprendre l’avis écrit de deux experts referees HFWB proposés par la candidate ou le candidat, ou bien par sa promotrice ou son promoteur.
Concrètement, après la validation du formulaire de candidature dans lequel seront indiquées leurs coordonnées, les experts refereesseront sollicités par le FNRS de manière automatique via e-space. Il leur sera demandé de rédiger, également sur e-space, une « Lettre d’avis » sur le projet de thèse proposé. Ce document sera transmis aux membres de la CS-FNRS Doctorats qui en tiendront compte dans le cadre de leur évaluation finale.
Il est important de préciser que ces experts referees ne pourront pas être en conflit d’intérêts (cfr guide de l’évaluation, page 13). Ils doivent donc être en mesure de donner leur avis sur le projet de thèse en toute impartialité.
Est-ce qu’il existe un format précis ou un guide à l’intention de ces experts referees ?
Il leur sera demandé d’émettre leur avis en 1 page A4 maximum sur les éléments suivants du projet de thèse proposé :
- la qualité du projet ;
- l’originalité du projet ;
- et la faisabilité du projet ;
- ainsi qu’un commentaire général.
Comme pour toutes les personnes sollicitées dans le cadre de nos procédures d’évaluation, des consignes seront disponibles au niveau de leur page e-space.
Comment choisir ces experts referees ?
Il faut identifier une personnalité scientifique rattachée à une institution en dehors de la Fédération Wallonie-Bruxelles et qui a une expertise internationalement reconnue dans le domaine de la thèse.
Son rôle est d’éclairer la CS-FNRS Doctorats sur la qualité, l’originalité et la faisabilité du projet soumis. Avant d’introduire leurs coordonnées dans le formulaire de candidature, il convient de les solliciter afin de s’assurer de leur participation.
Les avis des experts referee doivent-ils être joints au dossier de candidature soumis sur e-space, ou bien le FNRS se charge-t-il de les récolter ultérieurement ?
C‘est bien le FNRS qui se chargera de récolter les avis des experts referee dont les coordonnées sont mentionnées dans les dossiers de candidature.
Pour rappel, les candidates et candidats doivent s’assurer au préalable de la participation de ces personnes à la procédure et du fait qu’elles ne soient pas en conflits d’intérêts avec la candidature soumise.
Quand les experts referee seront-ils contactés pour rendre leur avis ? Et combien de temps disposeront-ils pour le faire ?
Les experts referee seront contactés après la validation de la demande par la promotrice ou le promoteur, et ils disposeront jusqu’au 31 mars pour rendre leur avis sur le projet.
Les experts referee sont-ils soumis à des règles en matière de conflits d’intérêts ?
Oui, les candidates et candidats doivent veiller à ce que ces personnes ne se soient pas en conflits d’intérêts avec la candidature soumise.
Une liste non-exhaustive d’exemples de conflits d’intérêts est reprise dans le mini-guide de l’appel Bourses & Mandats.
Outre cette liste, il faut comprendre par conflit d’intérêts toute circonstance qui serait de nature à semer le doute quant à l’impartialité de l’expert referee.
Un expert referee rattaché à une institution flamande est-il éligible ?
Oui.
Un expert referee doit être rattaché à une institution située en-dehors de la Communauté française de Belgique (CFB) ; le rattachement à une institution flamande est donc bien éligible.
Est-il prévu que les candidates et candidats recevront un accusé de réception lorsqu’un expert referee aura rendu son avis ?
Non.
Dans un souci de confidentialité, aucune information sur le contenu ou la réception des lettres d’avis ne sera communiquée aux candidates et candidats.
Il est donc particulièrement important pour les candidates et candidats de s’assurer de la disponibilité de l’expert referee sollicité.
Les experts referees doivent-ils nécessairement rendre leur avis dans la langue du dossier soumis ?
Non, ils peuvent rendre leur avis en français ou en anglais.
4. CS-INTL
Est-ce que les membres des CS-INTL seront informés de la procédure d’évaluation à suivre ?
Oui.
Les membres des CS-INT recevront un document complet détaillant la procédure d’évaluation et un entretien sera organisé avant chaque réunion avec la Présidente ou le Président à ce sujet.
L’évaluation au sein des CS-INTL n’est réalisée que par des membres HFWB. Comment l’environnement de recherche en FWB sera-t-il évalué dans ce cadre-là ?
Il était déjà question pour des membres HFWB d’évaluer cet aspect dans la précédente organisation des CS ; rien ne change à ce niveau-là.
Les critères d’évaluation sont connus à l’avance et il appartient aux candidates et candidats de transmettre toutes les informations adéquates leur dossier de candidature afin de permettre aux expertes et experts internationaux de pouvoir apprécier cet aspect.
L’historique des financements obtenus par une candidate ou un candidat sera-t-il connu des membres HFWB ?
Oui, mais uniquement en séance afin de ne pas biaiser l’évaluation ex-ante. L’information sera disponible en direct via l’outil d’aide à la décision sur e-space.
5. Observatrices et observateurs FWB
Comment le FNRS procédera-t-il pour la désignation des Observatrices et Observateurs ?
Leur désignation se fera de la même manière que les membres de CS, à savoir par un comité d’accompagnement (COMA) qui se réunit plusieurs fois par an. Cet organe se compose de 12 membres venant des différentes universités qui se chargent de recommander, en collaboration avec l’administration du FNRS, des personnes au Conseil d’administration.
Quel sera exactement le rôle des Observatrices et Observateurs FWB dans les CS-INTL ? Leur sera-t-il autorisé d’intervenir afin de contextualiser ou de corriger certains points ?
Les Observatrices et Observateurs FWB représentent leurs institutions respectives dans les différentes CS-INTL et peuvent, à ce titre, rapporter à leurs autorités tout problème qui surviendrait dans l’examen des dossiers.
Ils pourront par ailleurs être consultés par leurs autorités respectives qui souhaiteraient des éléments d’information complémentaire sur le déroulement des CS-INTL.
Ils serviront enfin de point de contact pour les candidates et candidats qui souhaiteraient porter des éléments complémentaires à la connaissance de la CS-INTL. Dans cette fonction, les Observatrices et Observateurs pourront communiquer des informations générales, analogues à ce qui constitue les rapports finaux, et ils seront tenus à une confidentialité stricte vis-à-vis des personnes étant intervenues dans les débats.
Concrètement, en séance, l’Observatrice ou l’Observateur de l’université concernée par un dossier sera systématiquement consulté au terme de la présentation et de la discussion de ce dossier, avec, alors, la possibilité de :
- présenter des éléments complémentaires transmis par la candidate ou le candidat (Ex. : publication importante obtenue depuis la soumission de la candidature, obtention d’un projet, etc).
- corriger des erreurs factuelles qui auraient été commises lors de la présentation et de la discussion du dossier.
Par erreur factuelle, il faut entendre des erreurs relatives aux éléments repris dans le dossier de candidature ou aux éléments objectifs généralement utilisés pour évaluer une chercheuse ou un chercheur (Ex. : éléments concernant l’évolution de la carrière du candidat, publications, crédits de recherche, séjour à l’étranger, prix internationaux, etc).
En aucun cas, la pertinence scientifique du projet lui-même ne sera abordée dans ce cadre précis.
- apporter des éléments complémentaires de contexte ou d’éclairage local lié à l’institution d’accueil.
- informer les membres de la CS-INTL d’usages et de pratiques de la communauté scientifique FWB dans laquelle le dossier s’inscrit.
Les autres Observatrices et Observateurs auront également la possibilité d’intervenir.
Rappelons que l’Observatrice ou l’Observateur ne fournira pas d’évaluation, n’attribuera pas de scores et n’interviendra pas lors du classement.
À la suite de la séance, l’Observatrice ou l’Observateur s’assurera que le rapport qui sera adressé à la candidate ou au candidat soit fidèle au contenu des évaluations à distance et des débats en relisant, avant la validation finale par la Présidente ou le Président, les évaluations qui seront adressées aux chercheuses et chercheurs de son institution.
Dans cet exercice, il aura la possibilité de suggérer et de motiver des corrections qui seront adressées à la Présidente ou au Président, qui aura la possibilité de les intégrer au rapport final.
Concrètement, est-ce qu’une Observatrice ou un Observateur peut demander à la Commission de justifier un classement ?
Non.
Le rôle d’une Observatrice ou d’un Observateur n’est pas de se prononcer sur l’évaluation scientifique des dossiers, ni sur les notes et le classement ; il s’agit de la seule responsabilité des expertes et experts internationaux.
Par ailleurs, c'est le Conseil d'administration qui décide combien de dossiers seront financés en se tenant strictement au classement établi.
Concrètement, est-ce qu’une Observatrice ou un Observateur peut demander à un membre de modifier ou de préciser une évaluation ?
Le rôle d’une Observatrice ou d’un Observateur est d’apporter des compléments d’information ou des éléments de contexte échappant aux expertes et experts internationaux, ou bien de corriger des éventuelles erreurs factuelles.
Son intervention peut amener un membre à revoir son évaluation à la lumière d’un nouvel élément ou en cas d’erreur factuelle.
En revanche, une Observatrice ou un Observateur ne peut pas directement demander à un membre de revoir son évaluation sur base de considérations relevant de l’évaluation scientifique.
L’évaluation scientifique est de la seule responsabilité des expertes et experts internationaux.
Quelles dispositions le FNRS met-il en place afin de veiller au strict respect de ce rôle d’Observatrice ou d’Observateur en séance ?
La Présidente ou le Président ainsi que les Observatrices et Observateurs recevront des consignes claires sur ce rôle en séance et le périmètre dans lequel ils peuvent intervenir.
La Présidente ou le Président aura la responsabilité de faire respecter ces règles, et l’administration du FNRS se tiendra également présente pour les rappeler au besoin.
Les Observatrices et Observateurs sont-ils soumis à des règles en matière de conflits d’intérêts ?
Oui.
Principalement, la (co-)promotrice ou le (co-)promoteur d’un dossier évalué par une CS-INTL ne peut pas être désigné comme Observatrice ou Observateur au sein de cette CS-INTL.
Tout autre conflit d’intérêt doit être déclaré mais il n’empêche pas d’être désigné et de participer comme Observatrice ou Observateur dans la CS-INTL.
Une Observatrice ou un Observateur en conflit d’intérêts pour être (co-)promotrice ou (co-)promoteur d’un dossier est-il remplacé ?
Oui, une Observatrice ou un Observateur dans une telle situation de conflit d’intérêts est automatiquement remplacé afin de veiller à ce que chaque université dispose d’une Observatrice ou d’un Observateur au sein de chaque CS-INTL.
Je suis (co-)promotrice ou (co-)promoteur d’une candidature. Dois-je déclarer un conflit d’intérêts avec des Observatrices et Observateurs ou des membres de CS-INTL ?
Oui, c’était déjà le cas auparavant ; rien ne change à ce niveau-là.
Dans le cadre de leur nouvelle fonction, les Observatrices et Observateurs FWB bénéficieront-ils d’un soutien spécifique de la part de l’administration du FNRS ?
L‘administration du FNRS ne prévoit pas d’apporter un soutien spécifique à leur travail.
Les Observatrices et Observateurs auront accès aux dossiers en même temps que les évaluatrices et évaluateurs, et ils pourront ainsi se préparer.
Le fonctionnement au sein d’une Commission ne change pas et l’administration du FNRS se tient à disposition de toute personne désirant des éléments complémentaires ou de précision en séance.
Pour rappel, les Observatrices et Observateurs n’ont pas vocation à se prononcer sur le fond du dossier mais d’apporter des compléments d’informations ou des éléments de contexte qui échapperaient aux évaluatrices et évaluateurs internationaux, ou encore de corriger des éventuelles erreurs factuelles.
